Etkili E-Mail Yazmanın 5 Yolu

İletişim kurmanın hayatımızdaki rolünün ne kadar önemli olduğunu biliyoruz. Fakat bazen karşımızdaki insanla yüz yüze görüşmenin veya telefonla konuşmanın dışında kalan farklı seçenekleri değerlendirmenin önemi büyük. Şimdi gelin, hayatımızda artık büyük bir yer kaplayan e-mail yazmanın inceliklerini öğrenelim.

1-Maili Kime Yazdığınızı Fark Edin!

Yeni e-postaya tıkladınız. Her şey hazır artık mail yazacaksınız.

Bu maili arkadaşınıza, öğretmeninize, üniversite etkinliğinize davet etmek

istediğiniz kişiye, staj başvurusu yapacağınız şirkete veyahut da çalıştığınız

Şirkette yöneticinize yazıyor olabilirsiniz. Kurallar hiçbir zaman değişmeyecektir.

Göndereceğiniz kişinin mail adresini doğru yazdınız ve” Kime” satırını,

1.aşamayı tamamladınız.

2-Bilgi Satırının Önemi

Bilgi kısmında 2 önemli kısım vardır. BBC ve CC seçenekleri. Bu satıra eklediğiniz kişiler otomatik olarak CC (Carbon Copy) kabul edilir ve mailin bir kopyası onlara iletilir. BBC (Blind Carbon Copy) olarak eklediğiniz kişilere maillerin bir kopyası gizli olarak iletilir ve mailleştiğiniz kişinin bundan haberi olmaz. Kurumsal şirketlerde yöneticiler çoğunlukla maillerde BBC olarak yer alır.

3-Mail Konusunu Asla Boş Bırakmayın.

Konu satırına asla içeriğin tamamını yazmayın. İçeriğin ne hakkında olduğunu açıklayan birkaç kelime yeterli olacaktır.

Örneğin: Makine Mühendisliği AR-GE Departmanı Staj Başvurusu Hk.

İlk 3 aşama tamamlandı. Peki ya içerik kısmı?

4-Giriş, Gelişme ve Sonuç

Nereye yazıyor olursanız olun bir e-mail 3 aşamadan oluşmalıdır. Giriş- gelişme-sonuç.

En iyi ve tek giriş seçeneğiniz “merhaba” ile başlamak olacaktır. Karşınızdaki kişiye Merhaba Hanım/Bey şeklinde hitap ettikten sonra konular arasında birer satır boşluk bırakarak “gelişme” kısmına geçebilirsiniz. Bu aşamada Maile eklediğiniz dosyaları mutlaka belirtin.

Saygıyla maili sonlandırmayı unutmayın. İyi çalışmalar dileyebilir veyahut size yardım ettiğini için nezaketle öğretmeninize teşekkür edebilirsiniz.

5- Kendinizi tanıtmayı unutmayın.

Saygıyla maili sonlandırdınız. Fakat o da ne? Kim olduğumuzu söylemeyi unuttuk. Bunun önlenmesi için mail uygulamalarında imza seçenekleri vardır. Adınızı soyadınızı, okulunuzu, bölümünüzü /çalıştığınız kurumu ve iletişim bilgilerinizi yazarak özgün bir imza oluşturabilirsiniz.

Artık her şey hazır gönder tuşuna basabilirsiniz!

Rümeysa Aydın

2 Yorumlar

  • Hasan Hüseyin Aksoy Posted 10 Şubat 2021 08:36

    Harika bir yazı olmuş. Tebrik Ederim. Emeğinize Sağlık.

  • Şeyma Oğuz Posted 10 Şubat 2021 10:01

    Bilgi icin tesekkurler,faydalı bir yazı olmuş.

Yorumlar

Your email address will not be published. Required fields are marked *